As soluções de bilhetagem para serviços de impressão são ferramentas projetadas para controlar e gerenciar o uso de impressoras, gerando registros detalhados sobre cada impressão realizada. Essas soluções permitem que as empresas ou instituições monitorem o consumo de recursos como papel, tinta e toner, e atribuam custos a diferentes departamentos, usuários ou projetos. Elas são particularmente úteis em ambientes onde o volume de impressão é alto e onde a cobrança ou o controle de custos é necessário.

Aqui estão algumas das principais soluções de bilhetagem para serviços de impressão, com suas funcionalidades e benefícios:

1. Sistemas de bilhetagem baseados em software (Print Management Software)

Esses sistemas integram-se às impressoras e multifuncionais para registrar e monitorar todas as impressões realizadas, gerando relatórios detalhados de uso.

Funcionalidades:

• Monitoramento e contabilização: Captura dados sobre o número de páginas impressas, tipo de documento (colorido ou preto e branco), e os consumíveis usados.
• Cobrança por impressão ou página: Permite a cobrança por impressão, página ou mesmo por tipo de impressão (ex.: impressão colorida custa mais do que impressão em preto e branco).
• Faturamento interno: Atribui custos de impressão a departamentos, usuários ou projetos específicos, facilitando a alocação de custos.
• Relatórios detalhados: Gera relatórios sobre o consumo de impressões por usuário, departamento, tipo de impressão, etc., permitindo à administração visualizar o uso de recursos e otimizar os custos.
• Autenticação de usuários: Exige autenticação do usuário para liberar a impressão, garantindo que apenas usuários autorizados possam imprimir e permitindo o controle de quem está gerando os custos.

Exemplos de software de bilhetagem:

• PaperCut: Oferece soluções de monitoramento, controle de impressão e cobrança para redes de impressão em empresas e instituições educacionais.
• Print Manager Plus: Permite monitorar e controlar as impressões em ambientes de rede e criar relatórios detalhados sobre o uso.
• Equitrac: Solução que permite rastrear, controlar e cobrar o uso de impressoras multifuncionais em ambientes corporativos e educacionais.
• UniPrint: Oferece recursos de gestão de impressão para empresas de grande porte, com relatórios de uso detalhados e controle de custos.

Benefícios:

• Controle financeiro: Reduz o desperdício de recursos e permite a alocação de custos de impressão de maneira eficiente.
• Redução de custos: Monitorando e controlando o uso, as organizações podem identificar áreas de desperdício e otimizar o consumo de papel e toner.
• Segurança e conformidade: Ao exigir autenticação para impressão, as soluções de bilhetagem ajudam a proteger documentos confidenciais.

2. Soluções de bilhetagem com cartão

Algumas organizações implementam sistemas de bilhetagem que exigem o uso de um cartão inteligente ou cartão RFID para autenticar os usuários e controlar o uso de impressoras.

Funcionalidades:

• Identificação de usuário: O usuário é identificado através do cartão (normalmente, um cartão de proximidade ou RFID) ou através de um PIN associado a um cartão.
• Controle de custos e atribuição de impressões: As impressões são atribuídas ao usuário ou departamento assim que o cartão é autenticado, permitindo a contabilização exata de cada impressão.
• Limitação de impressão: Os usuários podem ter um número limitado de impressões ou um orçamento de impressão pré-determinado que, uma vez atingido, não permite mais o uso do serviço de impressão até que o limite seja ajustado ou renovado.
• Liberação de impressão em dispositivos: Após autenticação via cartão, a impressão é liberada diretamente na impressora, garantindo que o usuário retire seus próprios documentos.

Benefícios:

• Maior Controle de Acesso: O uso de cartões ou autenticação por biometria aumenta a segurança e o controle de quem pode acessar as impressoras e os documentos confidenciais.
• Cobrança Justa e Transparente: Os custos são automaticamente atribuídos ao usuário ou departamento responsável pela impressão, promovendo a transparência e a precisão na cobrança.
• Prevenção de Uso Indevido: Apenas usuários autorizados podem imprimir, o que evita impressões não autorizadas e ajuda a controlar o consumo de recursos.

3. Soluções de Bilhetagem com Aplicativos Móveis

As soluções de bilhetagem também podem ser integradas a aplicativos móveis, permitindo que os usuários enviem documentos para impressão e controlem o uso de impressoras diretamente de seus dispositivos móveis.

Funcionalidades:

• Envio de Impressões via Smartphone: Os usuários podem enviar documentos para impressão a partir de seus smartphones ou tablets, controlando as impressões remotamente.
• Autenticação Móvel: O usuário pode autenticar sua identidade e liberar impressões diretamente do dispositivo móvel, sem a necessidade de cartões ou PINs físicos.
• Monitoramento de Uso em Tempo Real: Relatórios de uso e histórico de impressão podem ser acessados via aplicativo móvel, permitindo que os usuários acompanhem seu consumo de recursos de impressão.
• Gerenciamento de Impressões: As soluções de bilhetagem móvel também podem permitir que o usuário gerencie as configurações de impressão, como escolher a impressora ou formatar o documento para otimizar o uso de recursos.

Exemplos de Soluções Móveis:

• Google Cloud Print: Permite imprimir de qualquer lugar via aplicativo móvel, mas com soluções de bilhetagem integradas via software de gerenciamento de impressão, é possível rastrear o uso e alocar custos.
• FollowMe Printing (Xerox): Solução que permite que os usuários enviem documentos para impressão a partir de seus dispositivos móveis e liberem a impressão em qualquer impressora da rede ao autenticar com seu dispositivo móvel.
• Papercut Mobility Print: Solução de impressão móvel que oferece controle e monitoramento de custos de impressão em dispositivos móveis.

Benefícios:

• Mobilidade: Permite que os usuários imprimam a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, melhorando a flexibilidade e a conveniência.
• Controle em Tempo Real: Acompanhar as impressões a partir de um dispositivo móvel garante maior controle sobre o consumo e uso de recursos.
• Segurança: A impressão é liberada apenas quando o usuário está fisicamente presente na impressora, ajudando a prevenir documentos esquecidos e não retirados.

4. Sistemas de Cobrança por Impressão com Relatórios Detalhados

Muitas soluções de bilhetagem oferecem relatórios detalhados que permitem uma visão completa sobre o uso de impressão, com a capacidade de gerar faturas internas ou cobranças para clientes externos.

Funcionalidades:

• Cobrança por Página ou Tipo de Documento: A organização pode cobrar por cada página impressa ou por tipos específicos de impressão (ex. colorida ou em alta resolução).
• Cobrança por Departamento ou Projeto: Atribui custos de impressão com base no departamento ou no projeto, facilitando a alocação de custos.
• Geração de Faturas: O sistema pode gerar faturas detalhadas de impressão para clientes ou departamentos, com base no volume de uso e no tipo de impressão realizada.

Benefícios:

• Cobrança Transparente e Justa: Permite uma alocação precisa dos custos de impressão, garantindo que os usuários ou departamentos paguem apenas pelo que utilizam.
• Relatórios de Análise: A análise de relatórios detalhados permite otimizar o consumo de recursos e tomar decisões informadas sobre as políticas de impressão da organização.

Conclusão

As soluções de bilhetagem para serviços de impressão são essenciais para organizações que buscam controlar seus custos de impressão, melhorar a eficiência e garantir a segurança de documentos. Elas variam de sistemas baseados em software que gerenciam e monitoram o uso, até soluções mais avançadas que utilizam autenticação de usuários via cartão inteligente ou dispositivos móveis. A escolha da solução certa depende das necessidades específicas da organização, do volume de impressão e